Geocaching How To's

Geocaching Event erfolgreich veranstalten – Eine Checkliste

In diesem Artikel möchte ich dir helfen erfolgreich ein Geocaching Event zu veranstalten. Dabei habe ich die Guidelines durchgekramt, Foren gelesen und meine eigene Erfahrung reingeschmissen und diese Tipps und Tricks zusammengesucht und in eine kompakte Form gepackt. Los gehts!

Vorbereitungen für das Event

In diesem Abschnitt stelle ich dir einen Katalog wichtiger Fragen, die du dir beantworten solltest, wenn du ein Event für andere Geocacher machen willst.

  • Wie viele Geocacher werden voraussichtlich zum Event kommen?
  • Welches Thema wird das Geocaching Event haben?
  • Wann planst du das Event?
  • Auf wie vielen Events warst du schon persönlich und weißt, was abgeht?

Generelle Anforderungen an ein Geocaching Event

  • Es muss zu einem bestimmten Zeitpunkt starten und zu einem bestimmten Zeitpunkt enden
  • Muss mindestens 30 Minuten gehen
  • Der Grund des Event darf es nicht sein weitere Geocaches zu finden
  • Darf nicht mit einem bestehendes Nicht-Geocaching-Event zusammenhängen (z.B. einem Konzert)
  • Es ist erlaubt eine Extra-Registrationsseite für das Event zu haben;- aber kein muss!
  • Das Event muss Gesetzesgetreu sein (im speziellen auf Gesundheit und Sicherheit bezogen)
  • Das Event darf keinen kommerziellen Charakter haben
  • Das Event darf nicht in der Nähe und zu einem ähnlichen Zeitpunkt eines anderen Events sein
  • Events sollten für die pure Teilnahme kein Geld kosten (Essen kann extra kosten)

Anforderungen an den Owner des Geocache-Events

Auch der Owner muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Sie sind theoretisch ziemlich hart;- praktisch aber relativ einfach.

  • Der Owner muss selbst in Person an dem Event teilnehmen
  • Der Owner sollte Alt genug sein Entscheidungen dafür zu treffen – in der Regel ist das ab 18 Jahren.
  • Sollte bereit sein Fragen zu dem Event zügig zu beantworten – speziell von neuen Geocachern, die oft Fragen dazu haben (per Message Center)
  • Im Idealfall sollte der Owner Erfahrung mit Events haben und in der Community bekannt sein

Location des Events

  • Kann die Location so viele Geocacher aufnehmen?
  • Weiß der Betreiber bescheid? (Gerade für Restaurants interessant)
  • Kann das Event dort zur gewünschten Zeit stattfinden?
  • Wo können die Besucher parken?
  • Was sind die Koordinaten des Event-Ortes?
  • Flughäfen sind nicht erlaubt
  • Haltestationen für Kreuzfahrten sind nicht erlaubt (Kreuzfahrten an sich übrigens auch nicht, da sich die Koordinaten ja ständig ändern)
  • Bahnhöfe und Bushaltestellen sind nicht erlaubt
  • Eigener Garten oder Schrebergarten ist erlaubt

Optionale Anforderungen an den Veranstaltungsort

Die folgende Liste ist stark abhängig von dem Veranstaltungsort und dem Veranstaltungstyp. geocaching.com gibt keine speziellen Anforderungen vor, die ein Ort haben muss. Das überlassen sie der Fantasie der Owner. Ein Stammtisch benötigt andere Voraussetzungen, als ein Event auf dem Wasser. Daher ist die folgende Liste weniger als eine Checkliste zu sehen – mehr als Hinweis.

  • Muss Eintritt gezahlt werden?
  • Gibt es Toiletten?
  • Gibt es Übernachtungsmöglichkeiten?
  • Was passiert bei schlechtem Wetter?
  • Müssen bestimmte Ausrüstungen mitgebracht werden?
  • Wir eine behördliche Erlaubnis benötigt?
  • Gibt der Betreiber noch weitere Vorgaben? (z.B. Schätzung wie viele Würstchen gebraucht werden)

Checkliste für das Listining

Das Listining, auch Cachebeschreibung genannt, hat auch bestimmte Anforderungen. Die folgenden Informationen sollten mindestens rein bzw. es muss überlegt werden, ob es sinnvoll diese Einzufügen. Außerdem stehen hier auch klare “dont’s” in dieser Liste (die gegen die Geocaching Guidelines sind)

  • Veröffentlichungszeitpunkt beachten (siehe nächsten Abschnitt)
  • Füge die Adresse des Veranstaltungsortes ein
  • Beschreibe was auf dem Event passieren soll
  • Erwähne, was die Besucher unbedingt mitbringen müssen oder sollten
  • Die genaue Startuhrzeit und eine Enduhrzeit müssen rein (Am besten auch nochmal in die Beschreibung schreiben)
  • Parkmöglichkeiten können als Extra-Wegpunkt eingefügt werden
  • Die D-Wertung eines Events ist immer 1
  • Die T-Wertung kann variieren – T1 ist Rollstuhltauglich, T2 dürften die allermeisten sein; Für Events außerhalb von Gebäude sollte man sich an den Guidelines für Tradis orientieren
  • Das Listining darf den Namen der Location beinhaltet (Logo vermutlich nicht)
  • Es darf eine Liste von Sponsorennamen beinhalten (auch Firmen), aber nicht deren Logos!
  • Es darf nach Spenden für die Ausrichtung des Events gefragt werden
  • Es darf begrenzt erwähnt werden, dass Produkte verkauft werden, die auch auf geocaching.com getrackt werden können (nur bei geocaching.com gibt es diese Einschränkung)

Das Event-Logbuch

Geocacher lieben es, wenn sie ihren Nicknamen auf irgendwelche Liste schreiben dürfen. Daher sollte ein Owner immer an ein Logbuch denken!

  • Mache irgendwas besonderes mit dem Logbuch: Tapete, ein Buch, etwas schickes…
  • Es scheint keine Pflicht zu sein ein Logbuch zu haben,- aber es ist gute Sitte!
  • Um ein “Teilgenommen” zu loggen, muss man nicht im Logbuch stehen. Voraussetzung ist ein “physikalisches Erscheinen vor Ort”. D.h. auch wie lange jemand vor Ort war, ist nicht entscheidend.
  • Ob ein Owner sein eigenes Event als “Teilgenommen” loggen darf, ist umstritten – aber technisch geht es.

Timeline für Event

  • Poste das Event mindestens 2 Wochen vor der Veranstaltung! Da der Review-Prozess einige Tage dauern kann, sollte die Deadline 3 Wochen vor dem Termin sein.
  • Aber nicht früher als drei Monate vor dem Termin
  • Ausnahmen von dieser Regel sollten mit Reviewern abgesprochen werden und gelten für überregionale Events und/oder Events mit Übernachtung
  • Events, die 6 Monate im Voraus gesetzt werden, müssen immer mit Reviewern abgesprochen werden

Nach dem Event

Folgende Checkliste ist in der Verantwortung des Owner und sollte vom Owner organisiert werden und gehören zu einer kompletten Organisation dazu.

  • Wer räumt nach dem Event auf?
  • Das Event-Listining sollte eine Woche nach dem Event archiviert werden
  • Bei Bedarf: Was lerne ich für das nächste Event?

Spezialfall: CITO

Ein CITO ist ein Spezialfall eines Events. Bei einem CITO geht es darum irgendwas zum Thema Umwelt zu machen. geocaching.com macht folgende Vorschläge zu diesem Thema. Die anderen Anforderungen gelten entsprechend.

  • Entfernung von Müll
  • Bäume Pflanzen
  • Wanderwege errichten
  • Pflanzen entfernen, die der Natur schaden
  • Die Kooperation mit entsprechenden Organisationen ist gerne gesehen
  • Ein CITO-Event zum Aufräumen eines Geocaching-Events ist nicht erlaubt
  • Bei Kooperation mit anderen Organisationen wird ein Extra-Login verlangt für die Organisation der Arbeit

Richtig einschätzen wie viele Geocacher zu einem Event kommen

Wie viele Geocacher letzten Endes zu dem Event kommen ist schwierig zu sagen – immerhin sind die Events fast immer irgendwelche offenen Einladungen an alle Geocacher.

Um die Anzahl richtig einschätzen zu können, kann es helfen ähnliche andere Events in der Gegend anzugucken. Achte dabei darauf, dass du eine Event-Art wählst, die deiner Idee ähnlich kommt. Einen Geocaching-Stammtisch (große Zielgruppe) mit einem Event zu vergleichen, dass nur zum Tausch von Trackables (kleinere Zielgruppe) oder ein Kletterkurs (sehr kleine Zielgruppe) ist, bringt keine genauen Zahlen.

Am besten achtest du darauf an welchem Wochentag und zu welcher Uhrzeit dieses Event stattfand – passt es du deinen Planungen? Es gib einen großen Unterschied zwischen Dienstag Abend und Sonntag Mittag! Versuche es abzuschätzen.

Die Genauigkeit der Zahlen ist dann wichtig, wenn du Plätze in einem Ort reservieren möchtest. Wenn du ein Event außen machst, dann ist die genaue Anzahl nicht so wichtig (es sei denn es gibt behördliche Auflagen